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The People’s Business – March 12, 2024
Buckle up! There are four Committee meetings this week! We’ll break up The People’s Business – Committee Edition into two installments. Wednesday morning, the Audit Committee will convene and hear a trio of performance audits, including one for police overtime and the San Diego Housing Commission. Then in the afternoon, ED&IR meets. They’ll discuss an amendment to authorize three new vehicles to the Lifeguard fleet, the annual appropriation process for Business Improvement Districts, and a few informational items.
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From the Office of Council President Sean Elo-Rivera
Audit Committee Meeting – March 13, 2024 – 9 a.m.
Audit Committee Meeting Agenda
Discussion Agenda
Item 1 — 2023 Annual Report on Internal Financial Control
This Annual Report on Internal Control is issued pursuant to the Municipal Code to achieve a high standard of quality in and efficacy of the City’s financial reporting and disclosure practices.
Item 2 — Performance Audit of San Diego Housing Commission Property Acquisitions
The City of San Diego has struggled to supply sufficient affordable housing options. The City’s housing agency, the San Diego Housing Commission, is responsible for helping create affordable and permanent supportive housing throughout the City by providing financing to housing developers and by directly acquiring properties.
The Office of the City Auditor conducted a performance audit to determine whether the Housing Commission follows best practices when acquiring properties and to determine whether the Housing Commission has a property acquisition strategy and a funding strategy for property acquisitions based on best practices.
Item 3 — Performance Audit of San Diego Police Department Overtime
The City of San Diego has consistently exceeded its budget for police overtime, spending over $50 million last year alone and surpassing budgeted amounts for overtime in 10 out of the last 11 fiscal years. This has created a financial strain, especially considering the ongoing challenges in hiring and retaining police officers. There’s a delicate balance between managing overtime costs and ensuring an adequate number of officers to address public safety needs.
To address this issue, the Office of the City Auditor conducted a performance audit with four key objectives:
- Determine if SDPD’s overtime policies are in line with best practices;
- Determine if SDPD’s overtime policies are followed;
- Determine if SDPD’s overtime costs are in line with comparable police agencies; and
- Identify what factors contribute most to SDPD overtime costs and if there are opportunities to reduce costs.
Item 4 — Presentation of options related to Recommendation 7 from the Performance Audit of the City’s Major Building Acquisition Process
The Office of the City Auditor is seeking Audit Committee policy direction on a previous report regarding the City’s Major Building Acquisition Process. The audit report mandated the Office of the City Auditor, in collaboration with the City Attorney's Office, to propose changes to the San Diego Municipal Code that would establish an enforcement mechanism for City Charter. This mechanism aims to ensure that City staff provide the City Council with complete, accurate, and material information regarding real estate acquisitions.
Despite discussions with the City Attorney's Office and City Management on various solutions, no clear consensus has been reached. As agreed during the Audit Committee follow-up recommendation meeting on November 15, 2023, the Office of the City Auditor is presenting potential options to the Audit Committee and requesting further direction.
Information Agenda
Item 5 — City Auditor March 2024 Activities Report
This Monthly Activity Report provides information on the Office of the City Auditor’s activities as of February 2024. This includes any audit reports issued during the month of February 2024, the status and stage of current audit projects, and a list of planned audits that have not yet started.
The “Target Completion Date” provided for each audit project indicates our estimate of when the audit report will be issued. However, future circumstances may delay report issuance, such as delays in receiving data for review, numerous and extensive findings that require further evaluation, and additional discussions with management to further prove and demonstrate that our audit findings are valid and recommendations for improvement are necessary.
This item will also include a presentation by the City Auditor with a more current status of audit projects.
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Economic Development and Intergovernmental Relations Committee Meeting – March 13, 2024 – 2 p.m.
Economic Development and Intergovernmental Relations Committee Meeting Agenda
Discussion Agenda
Item 1 — Authorization of a Second Amendment to the Toyota Motor Sales and San Diego Toyota Dealers Advertising Association Marketing Agreement
The Corporate Partnerships Program within the Economic Development Department is requesting approval of a second amendment to the ten-year Corporate Partnership Agreement with Toyota Motor Sales and the San Diego Toyota Dealers Advertising Association.
This amendment would authorize the acceptance of three additional vehicles to be added to the existing Lifeguard Fleet of 35 provided by the Toyota partnership. The quarterly preventative maintenance and non-warranty repairs for this newly replaced fleet would transition to the City of San Diego Department of General Services, Fleet Operations Division for the remainder of the contract, which expires Feb 28, 2026. The 2024 fleet value is approximately $529,582.
Item 2 — FY2025 Business Improvement District Budgets - Annual Appropriation Process
Council annually:
- appoints the respective advisory board for each business improvement district (BID);
- approves the Fiscal Year (FY) 2025 Business Improvement District (BID) Budget Reports;
- declares its intention to levy and collect assessments for FY2025; and sets the time for a legally required public hearing.
Following the public hearing, Council is requested to: (a) confirm the FY2025 Budget Reports and the levying and collection of assessments for FY2025; (b) authorize the Chief Financial Officer or designee to appropriate, expend and transfer BID funds; and (c) authorize the Mayor or designee to execute the FY2025 BID Management Agreements.
Item 3 — Approval of Premises Schedule #3 to Master Energy Services Agreement with Energy Center San Diego LLC to provide chilled water to the Balboa Theatre property located at 868 Fourth Avenue, in the City of San Diego
On February 25, 2019, the City Council of the City of San Diego authorized a Master Energy Services Agreement between the City of San Diego and Energy Center San Diego, LLC, to provide chilled water for air conditioning purposes to certain city-owned facilities. Initially, the Master Agreement included Civic Center Plaza and 101 Ash Street. The Master Agreement is structured to allow additional properties to be added to the Master Agreement through Council approval of a Premises Schedule, which is then incorporated into the Master Agreement.
The proposed Premises Schedule #3 seeks to add the Balboa Theatre property to the Master Agreement. The initial term of Premises Schedule #3 is for a term of approximately 15 years, which coincides with the remaining term of the Master Agreement, with City options for up to two, five-year extensions.
Information Agenda
Item 4 — Downtown Civic Core Office Optimization Study
Informational update on the Downtown Civic Core Office Optimization Study for Phase I: Initiation and Phase 2: Demand. This final report completes the first task order of the contract and provides the results of the study. The study aimed to analyze the City’s current downtown office space and includes proposed recommendations for maximizing the existing space through adopting hybrid work configurations, along with data to help inform the square footage and specific requirements needed for a potential new City Hall.
Item 5 — Informational Presentation by Junior Achievement of San Diego County
Representatives from Junior Achievement of San Diego County will provide an update on their objectives and current initiatives.
Item 6 — Informational Presentation by San Diego International Sister Cities Association
Representatives from San Diego International Sister Cities Association will provide an update on their objectives and current initiatives.
Item 7 — 2024 Spring State Affairs Update
Government Affairs staff and representatives from the City’s state legislative consulting firm will provide an update of state legislative issues and City advocacy objectives.
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To participate in the meeting, click on the agenda and follow the instructions.
You can watch the meeting on cable TV channel 24 or AT&T channel 99, or stream it online.
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El negocio de la gente – 12 de marzo de 2024
¡Agárrense, porque hay cuatro reuniones del Comité esta semana! Dividiremos El negocio de la gente – Edición de comité en dos entregas. El miércoles por la mañana, el Comité de Auditoría se reunirá y escuchará un trío de auditorías de desempeño, incluyendo una sobre las horas extras de la policía y la Comisión de Vivienda de San Diego. Luego, por la tarde, el Comité de Desarrollo Económico y Relaciones Intergubernamentales se reúne. Discutirán una enmienda para autorizar tres nuevos vehículos a la flota de salvavidas, el proceso de asignación anual para los distritos de mejoramiento comercial y algunos elementos informativos.
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De la Oficina del presidente del Concejo, Sean Elo-Rivera
Reunión del Comité de Auditoría – 13 de marzo de 2024 – 9 a.m.
Orden del día de la reunión del Comité de Auditoría
Agenda de discusión
Tema 1 — Informe anual sobre el control financiero interno correspondiente al ejercicio 2023
Este Informe Anual sobre Control Interno se emite de conformidad con el Código Municipal para lograr un alto nivel de calidad y eficacia de las prácticas de información y divulgación financiera de la Ciudad.
Tema 2 — Auditoría de Desempeño de las Adquisiciones de Propiedades de la Comisión de Vivienda de San Diego
La ciudad de San Diego ha tenido problemas para proporcionar suficientes opciones de vivienda asequible. La agencia de vivienda de la Ciudad, la Comisión de Vivienda de San Diego, es responsable de ayudar a crear viviendas de apoyo asequibles y permanentes en toda la Ciudad al proporcionar financiamiento a los desarrolladores de viviendas y adquirir propiedades directamente.
La Oficina del Auditor de la Ciudad llevó a cabo una auditoría de desempeño para determinar si la Comisión de Vivienda sigue las mejores prácticas al adquirir propiedades y para determinar si la Comisión de Vivienda tiene una estrategia de adquisición de propiedades y una estrategia de financiamiento para la adquisición de propiedades basada en las mejores prácticas.
Tema 3 — Auditoría de Desempeño de Horas Extras del Departamento de Policía de San Diego
La ciudad de San Diego ha excedido consistentemente su presupuesto para horas extras de la policía, gastando más de $50 millones solo el año pasado y superando los montos presupuestados para horas extras en 10 de los últimos 11 años fiscales. Esto ha creado una tensión financiera, especialmente si se tienen en cuenta los desafíos actuales para contratar y retener a los agentes de policía. Existe un delicado equilibrio entre la gestión de los costos de las horas extras y la garantía de un número adecuado de agentes para atender las necesidades de seguridad pública.
Para abordar este problema, la Oficina del Auditor de la Ciudad realizó una auditoría de desempeño con cuatro objetivos clave:
- Determinar si las políticas de horas extras del departamento de policía de San Diego están en línea con las mejores prácticas;
- Determinar si se siguen las políticas de horas extras del departamento de policía de San Diego;
- Determinar si los costos de horas extras del departamento de policía de San Diego están en línea con los de agencias policiales comparables; y
- Identifique qué factores contribuyen más a los costos de las horas extras del departamento de policía de San Diego y si existen oportunidades para reducir los costos.
Tema 4 — Presentación de opciones relacionadas con la Recomendación 7 de la Auditoría de Desempeño del Proceso de Adquisición de Edificios Mayores de la Ciudad
La Oficina del Auditor de la Ciudad está buscando la dirección de políticas del Comité de Auditoría sobre un informe anterior sobre el Proceso de Adquisición de Edificios Mayores de la Ciudad. El informe de auditoría ordenó a la Oficina del Auditor de la Ciudad, en colaboración con la Oficina del Fiscal de la Ciudad, proponer cambios al Código Municipal de San Diego que establecerían un mecanismo de cumplimiento para la Carta Constitucional de la Ciudad. Este mecanismo tiene como objetivo garantizar que el personal de la Ciudad proporcione al Concejo Municipal información completa, precisa y material sobre las adquisiciones de bienes inmuebles.
A pesar de las discusiones con la Oficina del Fiscal de la Ciudad y la Administración de la Ciudad sobre varias soluciones, no se ha llegado a un consenso claro. Como se acordó durante la reunión de recomendaciones de seguimiento del Comité de Auditoría el 15 de noviembre de 2023, la Oficina del Auditor de la Ciudad presenta posibles opciones al Comité de Auditoría y solicita más instrucciones.
Agenda Informativa
Tema 5 — Informe de actividades del Auditor Municipal de marzo de 2024
Este Informe Mensual de Actividades proporciona información sobre las actividades de la Oficina del Auditor Municipal a febrero de 2024. Esto incluye los informes de auditoría emitidos durante el mes de febrero de 2024, el estado y la etapa de los proyectos de auditoría en curso y una lista de las auditorías planificadas que aún no han comenzado.
La "Fecha de finalización prevista" proporcionada para cada proyecto de auditoría indica la estimación de la oficina del auditor de cuándo se emitirá el informe de auditoría. Sin embargo, las circunstancias futuras pueden retrasar la emisión del informe, como retrasos en la recepción de datos para su revisión, numerosos y extensos hallazgos que requieren una evaluación y discusiones adicionales con la gerencia para probar y demostrar aún más que nuestros hallazgos de auditoría son válidos y que es necesario hacer recomendaciones para mejorar.
Este punto también incluirá una presentación del Auditor de la Ciudad con un estado más actual de los proyectos de auditoría.
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Reunión del Comité de Desarrollo Económico y Relaciones Intergubernamentales – 13 de marzo de 2024 – 2 p.m.
Orden del día de la reunión del Comité de Desarrollo Económico y Relaciones Intergubernamentales
Agenda de discusión
Tema 1 — Autorización de una Segunda Enmienda al Acuerdo de Comercialización de la Asociación de Publicidad de Toyota Motor Sales y Concesionarios Toyota de San Diego
El Programa de Asociaciones Corporativas dentro del Departamento de Desarrollo Económico está solicitando la aprobación de una segunda enmienda al Acuerdo de Asociación Corporativa de diez años con Toyota Motor Sales y la Asociación de Publicidad de Concesionarios Toyota de San Diego.
Esta enmienda autorizaría la aceptación de tres vehículos adicionales que se agregarán a la flota de salvavidas existente de 35 proporcionados por la asociación Toyota. El mantenimiento preventivo trimestral y las reparaciones no garantizadas para esta flota recién reemplazada pasarían al Departamento de Servicios Generales de la Ciudad de San Diego, División de Operaciones de Flota, por el resto del contrato, que vence el 28 de febrero de 2026. El valor de la flota de 2024 es de aproximadamente 529.582 dólares.
Tema 2 — Presupuestos Distritales de Mejoramiento Comercial para el Año Fiscal 2025 - Proceso de Asignación Anual
Concejo anualmente:
- nombra la junta asesora respectiva para cada distrito de mejoramiento comercial (BID, por sus siglas en inglés);
- aprueba los Informes Presupuestarios del Distrito de Mejoramiento Comercial para el Año Fiscal 2025;
- declara su intención de recaudar contribuciones para el ejercicio 2025; y fija el tiempo para una audiencia pública legalmente requerida.
Después de la audiencia pública, se solicita al Concejo que: (a) confirme los informes presupuestarios del año fiscal 2025 y la imposición y recaudación de contribuciones para el año fiscal 2025; (b) autorizar al Oficial Principal de Finanzas o a la persona designada a asignar, gastar y transferir fondos del BID; y (c) autorizar al alcalde o a la persona designada a ejecutar los Acuerdos de Administración del BID para el año fiscal 2025.
Tema 3 — Aprobación del Anexo # 3 de las Instalaciones para el Acuerdo Maestro de Servicios de Energía con Energy Center San Diego LLC para proporcionar agua fría a la propiedad del Teatro Balboa ubicada en 868 Fourth Avenue, en la Ciudad de San Diego
El 25 de febrero de 2019, el Concejo Municipal de la Ciudad de San Diego autorizó un Acuerdo Maestro de Servicios de Energía entre la Ciudad de San Diego y Energy Center San Diego, LLC, para proporcionar agua enfriada para fines de aire acondicionado a ciertas instalaciones propiedad de la ciudad. Inicialmente, el Acuerdo Maestro incluía la Plaza del Centro Cívico y el 101 de la calle Ash. El Acuerdo Marco está estructurado para permitir que se agreguen propiedades adicionales al Acuerdo Marco a través de la aprobación por parte del Concejo de un Programa de Locales, que luego se incorpora al Acuerdo Marco.
El Anexo de Premisas #3 propuesto busca agregar la propiedad del Teatro Balboa al Acuerdo Marco. El plazo inicial del Anexo #3 de las Instalaciones es por un plazo de aproximadamente 15 años, que coincide con el plazo restante del Acuerdo Marco, con opciones de la Ciudad para hasta dos extensiones de cinco años.
Agenda Informativa
Tema 4 — Estudio de Optimización de la Oficina del Centro Cívico Central
Actualización informativa sobre el Estudio de Optimización de la Oficina del Centro Cívico Central para la Fase I: Iniciación y la Fase 2: Demanda. Este informe final completa la primera orden de trabajo del contrato y proporciona los resultados del estudio. El estudio tuvo como objetivo analizar el espacio de oficinas actual de la Ciudad en el centro de la ciudad e incluye recomendaciones propuestas para maximizar el espacio existente a través de la adopción de configuraciones de trabajo híbridas, junto con datos para ayudar a informar los pies cuadrados y los requisitos específicos necesarios para un posible nuevo Ayuntamiento.
Tema 5 — Presentación Informativa por Junior Achievement del Condado de San Diego
Representantes de Junior Achievement del Condado de San Diego proporcionarán una actualización sobre sus objetivos e iniciativas actuales.
Tema 6 — Presentación informativa de la Asociación Internacional de Ciudades Hermanas de San Diego
Representantes de la Asociación Internacional de Ciudades Hermanas de San Diego proporcionarán una actualización sobre sus objetivos e iniciativas actuales.
Tema 7 — Actualización de asuntos estatales de primavera de 2024
El personal de Asuntos Gubernamentales y representantes de la firma de consultoría legislativa estatal de la Ciudad proporcionarán una actualización de los asuntos legislativos estatales y los objetivos de defensa de la Ciudad.
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Para participar en la reunión, haga clic en el Orden del Día y siga las instrucciones.
Puede ver la reunión en el canal 24 de televisión por cable o en el canal 99 de AT&T, o ver la transmisión en línea.
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